Обоснованность решений

В управленческой деятельности не может быть правильных или неправильных решений – это исключительно субъективные оценки, отражающие отношение субъекта к конкретному решению или предложению.

Это означает, что, сколько будет людей, столько будет и мнений по поводу правильности тех или иных решений. Причём, чем более, с точки зрения субъекта, выгодно ему это решение, тем более вероятно оно будет признано им правильным.

К тому же, правильно – это соответствие правилу, какой-то определённой модели. Сегодня различных моделей в бизнесе очень много. К тому же многие из них, сами по себе, часто недостаточно обоснованы. Соответственно, будет множество реперных точек, часть из которых – весьма сомнительного качества.

Именно поэтому, суды часто не рассматривают дела, в которых опровергается или доказывается правильность решений в бизнесе.

Поэтому же, кстати, нецелесообразно требовать от подчиненных принятия правильных решений – Вы получите решения, которые правильны с Вашей (или, в лучшем случае, с чьей-то) точки зрения, но ведь Вы можете и ошибаться, тем самым, нанося себе ущерб.

Итак, решения не могут быть правильными или неправильными.

Решения или предложения могут быть обоснованными или необоснованными.

Это более целесообразная позиция при оценке решений в бизнесе – она менее конфликтна, поскольку обоснованность можно измерить, хотя бы качественно; можно сформулировать критерии обоснованности решений и, как следствие, уйти от излишних споров.

Понятие

Институт обоснованности решений и предложений является действенным инструментом корпоративного строительства, формирования эффективной системы хозяйствования.

Что же такое – «обоснованное решение или предложение»?

Обоснованность решения (предложения) предполагает выполнение следующих условий:

решение (предложение) необходимо, исходя из условий деятельности;
при принятии решений (подготовке предложений) были учтены все значимые для деятельности факторы.

При выполнении этих условий решение (предложение) можно признать обоснованным.

Факторы, которые необходимо учесть при принятии решения (подготовке предложения), определяются свойствами системы, исходя из необходимости обеспечения целевой функции и сохранения самой системы (системная устойчивость). Точнее, нашим знанием о системе, о влияющих на её состояние факторах.

Критерии обоснованности решений (предложений)

Не всегда есть возможность точно определить, все ли значимые факторы были определены и действительно ли необходимо рассматриваемое решение[1].

Тогда, на помощь приходит оценка решения на соответствие критериям обоснованности. А институт обоснованности и, соответственно, методика оценки обоснованности решений являются элементами системы корпоративного управления.

Представленные ниже критерии сформированы эмпирическим путем в ходе решения задач построения систем корпоративного управления.

Здесь мы исходим из того, что человек, выполняя свою функцию в системе управления, действует в соответствии с принципом локальной рациональности. То есть, он принимает рациональные решения, но опирается на своё понимание рациональности, свои ценностные ориентиры (подробнее см. [пособие]).

К тому же мы предполагаем, что он не будет делать откровенно невыгодные системе действия, намеренно наносить компании ущерб только из стремления сделать плохо. Опять же, из условия рациональности – это, просто-напросто, невыгодно.

Соответственно, чтобы добиться принятия человеком обоснованных решений, нужно добиться, чтобы, в процессе принятия решений, человек просчитал и, прежде всего, сам убедился в том, что реализация решения даёт ожидаемый эффект.

Помимо этого, нужно добиться, чтобы человек учитывал особенности человеческого мышления, принятия решений. В том числе, что решения человек принимает на основе имеющейся у него информации, что теоретическая база, которой он руководствуется (даже если не знает об этом), имеет определённые ограничения. Для этого нужно добиться осознания этих ограничений. В свою очередь, для этого нужно добиться, чтобы человек описал или, хотя бы, назвал эти ограничения.

Нужно, чтобы человек учитывал ограниченность принятых за основу в рассуждениях допущений и предположений, риски, связанные с ними. Опять же, для этого нужно добиться, чтобы он их зафиксировал на бумаге – тогда довольно велика вероятность, что они найдут отражение и в его сознании, что человек заметит несогласованность положений, если она имеется.

Хорошо бы, также, учитывать комплексное влияние принимаемых решений на компанию.

Все это, безусловно, довольно сложно измерить и, как следствие, использовать в деятельности в «чистом виде».

Поэтому, исключительно для решения прикладных задач, решения можно признать обоснованными, если выполняются следующие условия (все вместе или, по крайней мере, базовые):

Подтверждается целесообразность принятия решения:
- Есть «показания к принятию решения»:
  - Посредством анализа деятельности для определения причин полученных результатов или анализа состояния для определения системных проблем выявлены системные проблемы[2], на устранение которых направлено решение.
  - Существуют неиспользуемые возможности, которые могут быть использованы вследствие принятия решения.
- Определён эффект от принятия решения – каковы будут последствия принятия и реализации решения, когда будут получены результаты, как они отразятся на деятельности компании.

Примечание:

Эффект, по возможности, должен быть определён в измеримых категориях.

Например, не «улучшится состояние компании», но «изменятся такие-то параметры компании, это приведёт к изменению таких-то показателей таким-то образом».

Получение эффекта подтверждено расчётами[3], показывающими целесообразность принятия решения.
Получение эффекта имеет логическое обоснование:
- чётко показаны цепочки взаимосвязанных событий и прослеживаются причинно-следственные связи, с указанием начальных, конечных состояний,
- а также определён алгоритм преобразования системы из начального в конечное состояние.

Определены и чётко позиционированы следующие сведения:
- Ресурсы, необходимые для реализации предложения или решения. Источники ресурсов, обеспеченность ресурсами по объёмам и срокам.
- Предпосылки, предположения и допущения, положенные в основу логических рассуждений, расчётов.
- Граничные условия самого решения.
- Методологическая база и её граничные условия.
Определены риски, связанные с решением (предложением).
Рассмотрены альтернативные варианты решения. Проведено сравнение вариантов решения.

Ошибки в расчётах, как правило, достаточно очевидны. Соответственно, если решение подкреплено какими-то расчётами и эти расчёты не содержат ошибок, то, по этому критерию, решение можно считать обоснованным.

Примечание:

Следует учитывать возможность манипуляции с помощью расчётов – используя неверные данные или подставляя их определённым образом, можно добиться вполне правдоподобных выводов. Но, тем не менее, если внимательно анализировать расчёт, оценивать используемую методологическую базу, то, как правило, расчёты позволяют выявить ошибки и возможности манипулирования. Поэтому расчёты можно расценивать как достаточно существенный вклад в обоснование решения.

Но не всегда мы можем оцифровать все необходимые параметры и произвести вычисления. К тому же, если даже имеются оцифрованные данные, но не известны закономерности эволюции процессов, то произвести необходимые расчёты может оказаться невозможным. Тогда на помощь приходит обоснование логическое. Если чётко определены и показаны причинно-следственные связи изменения системы от начального состояния к конечному, показаны цепочки событий, алгоритм такого изменения, то также, довольно легко выявить ошибки, различные несогласованности и, тем самым, предупредить возможность возникновения последствий недостаточной обоснованности решений.

Ресурсная проработка позволяет убедиться в принципиальной реализуемости предложения (решения).

Определение и формализация автором предложения или решения предпосылок, предположений и допущений, а также рисков, связанных с данным решением необходимо не только для проверки предложения, но и для организации процесса принятия решения или подготовки предложения. Этот этап обеспечивает нужную глубину проработки.

Само по себе, определение человеком предпосылок и допущений показывает, что человек учёл, во-первых, саму природу предпосылок, предположений и допущений, возможные ошибки в деятельности.

Застраховаться от ошибок – невозможно. Но можно снизить значимость их последствий, если человек будет понимать, что сделанные им предположения вносят некоторые искажения. К тому же, обозначение предпосылок, предположений и допущений позволяет оценить целесообразность принятия этого решения, возможные риски, связанные с нереальностью положенных в основу допущений.

Например, если в пояснительной записке будет написано, что автор предложения исходит из того, что в сутках 36 часов, то будет очевидна нереальность его расчётов.

Это, конечно, намеренно введенная гипербола – для очевидности примера. Но она демонстрирует действие этого механизма.

Само понимание человеком, что на его рассуждения, на принятие им решений влияют принятые им допущения – уже многое даёт.

Определение граничных условий обеспечивает учёт пределов функционирования системы, пределов эффективности решения (предложения), а также определяет условия, когда нужно будет пересматривать решение или корректировать его. Определение допущений – даёт понимание рисков, заложенных в само решение.

Методологическая база – это набор теорий, гипотез, концепций, которые используются в процессе осмысления реальности, оценки наблюдаемых явлений и процессов. Любая теоретическая модель предназначена для решения вполне ограниченного круга задач. Соответственно, нужно определить эти граничные условия – не является ли ситуация, для которой сформировано решение, выходящей за рамки используемой теоретической базы.

Безусловно, чтобы сделать полноценное обоснование решения или предложения, нужно обладать определённой квалификацией, а также иметь необходимые ресурсы, прежде всего, время. Но даже если решение или предложение будет обосновано частично, это уже повысит их качество, что позитивно отразится на деятельности в целом, снизит риск.

Как показывает практика, даже то, что люди задумываются об обосновании решений или предложений, существенно изменяет отношения людей к их подготовке и проработке.

Примечание:

Дополнительным критерием можно считать минимальное количество нечётких и/или эмоционально окрашенных терминов (слов). Эмоции, являясь важным естественным механизмом ускорения принятия решений в условиях нехватки информации, тем не менее, часто искажают восприятие. Именно поэтому, использование эмоционально окрашенных слов и терминов повышает вероятность ошибок. Соответственно, использование таких слов в предложении или решении – сигнал, что необходимо обратить внимание на расчёты.

Однако эта область анализа ещё недостаточно разработана и, вследствие этого, может быть лишь дополнительным элементом.

К тому же, нужно учитывать направленность предложения, стиль изложения материалов, особенности текста и того человека, который готовил текст. Но, в общем случае, большое количество эмоционально окрашенных слов в документе уже наводит на размышления о серьезности документа, его значимости для лица, готовившего документ.

Методика оценки обоснованности решений и предложений (верификации)

При оценке обоснованности мы используем один из основных принципов логики: если в основу рассуждения положены верные предпосылки и, в ходе рассуждения, не нарушены причинно-следственные связи, не сделаны иные ошибки, то, каков бы ни был результат, он – правильный.

Примечание:

Здесь вполне допустимо употребить слово «правильный». Ведь мы говорим именно о вычислении или совершении логических операций. То есть, правильность предполагает соответствие действующим в математике или логике правилам.

Использование логики создаёт определённые преимущества именно вследствие того, что позволяет исключить или, хотя бы, ослабить влияние эмоций на процесс принятия решений.

Примечание:

Эмоции, неумение руководителя абстрагироваться от эмоций приводят к тому, что принимается не столько обоснованное решение, сколько понравившееся. Тем самым, создаются дополнительные риски.

Расчёты и логические операции лишены эмоций, они показывают тот результат, который реально получается. Может быть, именно поэтому, люди подсознательно стремятся избежать расчётов, отсутствия эмоциональности – велика вероятность получения результата, который не нравится. Возникает элемент безысходности, если результат, по любым причинам, не тот, который хотелось бы получить – строгие математические зависимости невозможно убедить или уговорить. Можно, конечно, исказить расчёты, приписать те или иные значения, сделать намеренные ошибки, но такие действия с большой степенью вероятности будут обнаружены.

В общем случае, для оценки обоснованности решений, нужно убедиться в соответствии предлагаемого или принятого решения обозначенным выше критериям обоснованности решений. Для этого выполняется следующее:

Оценивается эффект от предложения (решения).

Примечание:

По сути, Вы оцениваете значимость эффекта для организации, соглашаетесь с ним или нет. Затем уже, Вы оцениваете, на основе представленных данных, вероятность достижения данного эффекта.

Целесообразно, правда, ещё оценить влияние эффекта на рассматриваемую систему с точки зрения сохранения системной устойчивости.

Определяется алгоритм получения эффекта от реализации предложения (решения). Оценивается справедливость причинно-следственных связей, реализованных в алгоритме[4].
Оценивается надёжность данных, положенных в основу расчётов. Для этого, оценивается:
- Наличие ссылок на источники информации.
- Достоверность[5] и/или надёжность источников информации. Если источником информации является «жёлтая пресса», то весьма вероятно, что данные недостаточно достоверны.
Оценивается точность расчётов и соблюдение причинно-следственных связей.
Оценивается – учитывал ли человек, при подготовке и/или принятии решения, ограниченность принятых за основу допущений, предположений, а также, теоретической базы.
Оценивается, учитывал ли человек, при подготовке и/или принятии решения, риски, связанные с решением:
- Риски организации, возникающие вследствие принятия решения.
- Риски процесса принятия решения.

Во многом – это все субъективные оценки. Но и такие оценки, если проводить их регулярно, с определённым периодом, позволят выявить необоснованные решения и, тем самым устранить излишние риски.

Наличие ссылок на источники информации не только позволяет проверить источники, но и заставляет человека выполнить определённую работу, в ходе которой он вынужден обратить внимание, что, например, при подготовке значимого решения, он, в качестве источника информации, берёт непроверенные данные, либо данные, опубликованные в журнале «Мурзилка». Или, наоборот, убедиться, что уровень справочных данных соответствует значимости решения.

Если же человек не может указать источник данных, которые он принимает за основу для расчёта, то это означает, что он опирается лишь на предположения и велика вероятность того, что в основу решения будут положены неверные предпосылки, что, в соответствии с законами логики, вероятно приведёт к неадекватным выводам.

Кстати сказать, это позволяет минимизировать действие ещё одного свойства человека – выдавать желаемое за действительное.

Представляется, что само по себе, это свойство – следствие действия принципа локальной рациональности: в системе координат человека данные, особенно те, которые подтверждают его (то есть, нравящуюся ему) гипотезу, выглядят вполне достоверными.

Соответственно, человек, исключительно из лучших побуждений, совершает ошибку, которую, без специальной подготовки (или определённого жизненного опыта), он и заметить-то не может…

Можно оценивать, как качество, так и количество источников информации, на которые ссылается автор решения или предложения. Если он ссылается на один источник, то это уже само по себе может быть сигналом для сомнения в достоверности исходных данных. Но следует учитывать и тот факт, что множество ссылок ещё не является гарантией достоверности информации.

Хотелось бы заметить, что использование в компании института обоснованности решений (предложений) создаёт условия, когда человек, подготавливающий решение, вынужден учесть значимые для принятия решения факторы – необходимость верификации обоснованности решения «заставляет» его обратить внимание на них.

В общем случае это, наряду с институтом системной устойчивости и другими, позволяет формировать системы управления с распределённой функцией принятия решений.

[1] Строго говоря, для этого необходимо иметь факторную, а лучше – параметрическую модель рассматриваемой системы.

[2] Системная проблема – несоответствие ресурсной базы деятельности или условиям осуществления деятельности. Это не обязательно нехватка ресурсов, в некоторых случаях, системной проблемой является избыток ресурсов.

[3] Расчёт – процедура принятия решения, обеспечивающая учёт всех существенных факторов. Следует разделять понятия «расчёт» и «вычисление». Вычисление – одна из форм расчёта, предполагающая арифметические или алгебраические операции. По сути, когда мы вычисляем что-либо по формуле, мы учитываем этот фактор при принятии решения о значении искомой величины.

[4] Принципиально возможно оценить вероятность реализации алгоритма в существующих условиях, что, конечно, многое может дать для анализа, для управления системой. Но это, наверное, уже «высший пилотаж»…

[5] Достоверность – это характеристика информации, которая определяет вероятность того, что рассматриваемая информация окажется несоответствующей действительности.